Aplikuj! Poszukujemy Asystenta/ki ds. Administracyjno-Biurowych

Opis stanowiska

Szukamy Ciebie, jeśli dobrze odnajdujesz się w pracy zespołowej, potrafisz pozyskiwać i zarządzać danymi, a uważność i sprawność w wykonywaniu zadań to Twoje mocne strony.

Jeżeli czujesz się dobrze w pisaniu i liczeniu, masz swobodę syntetycznej i logicznej analizy dokumentów, potrafisz wyłapać błędy logiczne i liczbowe, a oprócz tego potrafisz tworzyć dobrą komunikację indywidualnie i w grupie – chętnie Cię poznamy!

Jeśli do tego lubisz wyzwania, szybko adaptujesz się do zmian, umiesz planować i zarządzać dynamicznymi sytuacjami, a praca w zgranym i młodym zespole to dla Ciebie ciekawa propozycja - czytaj dalej.

Poszukujemy pozytywnej osoby, lubiącej pracę wielozadaniową, która, wzmocni nas w sprawach administracyjnych, biurowych i organizacyjnych, będąc częścią zespołu realizującego sensowne inicjatywy społeczne.

Aplikuj, jeżeli:

• masz wykształcenie średnie lub wyższe (możesz być w trakcie studiów)
• jesteś nastawiona(y) na współpracę i uważnie słuchasz
• lubisz analizowanie i rozwiązywanie problemów
• potrafisz panować nad wielozadaniowością i różnorodnością działań, a każde zadanie doprowadzasz do końca, raportując i zgłaszając gotowość podjęcia kolejnego
• swobodnie wyszukujesz, analizujesz i przekształcasz dane liczbowe i treściowe
• poprawnie, samodzielnie redagujesz pisma i informacje oraz liczysz
• swobodnie rozmawiasz z nowymi osobami w różnym wieku
• rozumiesz i akceptujesz, że zasady i standardy tworzą procedury
• biegle obsługujesz komputer (w tym Microsoft 365: excel, word, outlook, onedrive, teams) i lubisz nowoczesne, cyfrowe narzędzia pracy, sprawnie piszesz na klawiaturze, szybko uczysz się nowych narzędzi IT
• umiesz zaplanować i wykonać zadania pod presją czasu i nieprzekraczalnych terminów
• akceptujesz pracę w biurze, a niekiedy w terenie; wiesz, że czasem trzeba elastyczności, pracownika i pracodawcy, by pogodzić sprawy zawodowe, życiowe oraz cele organizacji działającej dla ludzi
• wiesz, co oznacza praca zespołowa i bliska Ci jest zasada "jeden za wszystkich, wszyscy za jednego"

Będziesz mieć możliwość:

• współpracy z doświadczonym, 17-osobowym zespołem pracowniczym, zapewniającym wsparcie i wspólne mierzenie się z wyzwaniami merytorycznymi
• angażowania się w działania dużej organizacji pozarządowej, co daje możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia
• korzystania z zasobów sprzętowych (m.in. laptop służbowy + monitor i klawiatura, nowoczesny sprzęt biurowy, oprogramowanie chmurowe, dedykowane aplikacje, samochód i rower do załatwiania spraw służbowych)
• pracy w estetycznym biurze
• nieodpłatnego korzystania ze świadczeń dodatkowych (kawa, herbata, woda, wyjazdy i spotkania zespołowe, szkolenia, bony świąteczne)
• pracy w przyjaznej atmosferze, z zaangażowanym zespołem ludzi z pasją

Do Twoich obowiązków należeć będzie m.in.:

• wspieranie działań sekretariatu, koordynatorów projektów i Zarządu, w oparciu o przekazywane instrukcje i dokumentację
• wyszukiwanie oraz sporządzanie zestawień danych i informacji, a także raportów i sprawozdań wg wzorów
• kontakt mailowy, telefoniczny i bezpośredni z urzędami, pracownikami, wolontariuszami i osobami korzystającymi z naszych działań pomocowych
• analiza oraz przygotowywanie projektów dokumentów i pism
• obsługa obiegu dokumentacji, w tym opisywanie dokumentów finansowych, sortowanie, kopiowanie, archiwizowanie, wprowadzanie danych do rejestrów i aplikacji komputerowych
• dokonywanie zamówień, zakupów, porównania cen, przygotowywanie zapytań
• przyjmowanie, pakowanie i wysyłanie przesyłek oraz korespondencji
• układanie materiałów i sprzętu w biurze oraz przygotowywanie, pakowanie i organizowanie transportów związanych z wydarzeniami realizowanymi przez Stowarzyszenie
• aktywne włączanie się w wydarzenia Stowarzyszenia, w uzgodnieniu z przełożonymi

Jakie proponujemy warunki zatrudnienia?

• Umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny, a następnie na czas określony, do uzgodnienia od 3/4 etatu (30 godz./tyg.) do 1 etatu (40 godz./tyg.), z elastycznością harmonogramu godzin pracy.
• Zależy nam na współpracy długookresowej - konsekwentnie budujemy stabilny i zgrany zespół.
• Wynagrodzenie na tym stanowisku, przy wymiarze 1 etatu, wynosi od 5.100 do 5.700 zł brutto, a o jego wysokości zdecyduje Twoje doświadczenie i wykształcenie. W perspektywie dalszej - wynagrodzenie będzie zależeć od rozwoju Twoich kompetencji i podejmowanych odpowiedzialności.
• Będziesz wykonywać pracę w biurze Stowarzyszenia w centrum Nowego Sącza oraz w razie zainteresowania, okazjonalnie zdalnie. W przypadku współorganizacji wydarzeń zewnętrznych Stowarzyszenia - wszyscy pracujemy elastycznie, w kontekście potrzeb i możliwości.

W jaki sposób będzie wyglądał proces rekrutacji?

• Do 28.01.2025 – przyjmujemy formularze zgłoszeniowe, gdzie opiszesz swoje doświadczenie oraz dołączysz CV
• Do 31.01.2025 – dokładnie przeanalizujemy otrzymane aplikacje. Jeśli znajdziemy w nich kompetencje, których szukamy, zadzwonimy do Ciebie i zadamy Ci kilka wstępnych pytań
• Do 07.02.2025 – jeśli w trakcie rozmowy telefonicznej utwierdzimy się w przekonaniu, że możesz być właśnie tą osobą, której szukamy - zaprosimy Cię na bardziej szczegółową rozmowę do siedziby Stowarzyszenia
• 17.02.2025 – planowane rozpoczęcie pracy (jeśli masz dłuższy okres wypowiedzenia, a uznamy, że jesteś osobą, której szukamy, uzgodnimy termin tak, aby Ci odpowiadał)

Jeśli uważasz, że Twoja Osoba i nasza organizacja mogą mieć wspólną korzyść ze współpracy - wypełnij formularz rekrutacyjny ZA POMOCĄ PRZYCISKU "APLIKUJ" oraz dołącz do formularza swoje CV.