Czy wiesz, że od 2026 roku e-faktury w KSeF staną się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców?

W dniu 27 sierpnia 2025 r. została podpisana nowelizacja ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, która czyni system KSeF obowiązkowym.

W praktyce oznacza to:

• Od 1 lutego 2026 – obowiązek wystawiania faktur elektronicznych poprzez KSeF dla dużych podatników (z obrotem w 2024 r. powyżej 200 mln zł).
• Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek rozszerzony na pozostałych podatników VAT (oprócz najmniejszych przedsiębiorców).
• Od 1 stycznia 2027 – termin dla mikro-przedsiębiorców (np. tych, których miesięczny obrót nie przekracza 10 000 zł).

⚠️ Co warto wiedzieć / skutki praktyczne

• System KSeF nie będzie tylko dodatkiem — wystąpienie obowiązku oznacza konieczność dostosowania systemów IT, procedur wewnętrznych, sposobu wystawiania oraz archiwizacji faktur.
• Wprowadzono rozwiązanie „offline24” — możliwość wystawienia faktury poza systemem KSeF (np. w przypadku braku dostępu), pod warunkiem że zostanie ona wgrana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego
• Możliwość dodawania do faktury załączników w określonej strukturze (FA(3)), co wcześniej nie było przewidziane.
• Korzyści: m.in. skrócenie czasu zwrotu VAT, uproszczenie archiwizacji dokumentów.

🧐 Dlaczego to ciekawe od strony prawnej

• Przejście na obowiązkową e-fakturę to duża zmiana w prawie podatkowym — zwiększa zakres ingerencji państwa w sposób prowadzenia dokumentacji przez przedsiębiorców.
• Termin obowiązkowości został wydłużony względem wcześniejszych założeń (np. pierwotnie planowano wcześniejsze wprowadzenie).
• System stawia nowe wymagania techniczne i organizacyjne, co może rodzić pytania dotyczące zgodności z zasadami ochrony danych osobowych, dostępności systemu, odpowiedzialności za błędy (np. w transmisji faktury) — przedsiębiorcy muszą być przygotowani, by nie narazić się na sankcje.